فهرست بندی امور راهکار مناسب برای مدیریت زمان

 

فهرست بندی کارها یک راه حل مناسب برای افرادیست که حجم کارهایشان زیاد است و دائما در ذهن خود انجام کارهای زیادی را مرور می کنند تا انجام هیچکدام از کارها را فراموش نکنند و یا به موقع آنرا انجام دهند. در واقع فهرست بندی افراد را از آشفتگی ذهنی نجات می دهد و موجب کاهش استرس می گردد.

با فراهم کردن یادداشت از کارهای روزانه شما می توانید اطمینان داشته باشید که در طی روز انجام هیچکدام از کارهایتان از قلم نمی افتد. بهتر است در زمان فهرست بندی کارها، آنها را از لحاظ اهمیت اولویت بندی کنید تا کارهای مهمتر را زودتر انجام دهید و بعد سراغ کارهای کم اهمیت تر بروید.

شما در صورتی می توانید از پس انجام کارها و مسئولیت های مختلف بر بیاید که فهرستی از کارهای روزانه خود را تهیه کرده باشید و ضمنا از آن بطور موثر بتوانید استفاده کنید. در غیر اینصورت ممکن است کارها را در زمان مناسب انجام ندهید و دچار آشفتگی ذهنی شوید. وقتی کارها را درست و در زمان مناسب خود انجام نمی دهید موجب سلب اعتماد دیگران از شما می شود و شما فرد بی نظم تلقی می­کنند.

بعلاوه اولویت بندی هوشمندانه کارها به شما کمک می کند تا انرژی بیشتری را صرف کارهای مهم کنید که به معنی مدیریت زمان و افزایش بهره­وری زمان می باشد. داشتن یک فهرست بندی سنجیده از کارها در ظاهر ساده به نظر می­رسد اما بسیاری از افراد قادر به تهیه یک فهرست مناسب نیستند. همچنین نمی توانند بطور موثر از آن استفاده کنند. اگر شما یک فهرست بندی معقول از کارهای روزمره خود داشته باشید در این زمان است که می توانید شاهد موفقیت در کار و زندگی خود باشید.

زمانبندی کارها

مراحل فهرست بندی کارها

مرحله اول فهرست بندی کارها:

در این مرحله لازم است شما تمام کارهایی که باید انجام دهید را فهرست وار بنویسید. فهرست وار نوشتن کارها به شما کمک می کند تا راحتتر بتوانید کارها را طبقه بندی کنید. در ضمن شما باید برای فهرست بندی کارهای خود رویکردهای مختلفی را امتحان کنید و با توجه به وضعیت خودتان بهترین رویکرد را انتخاب نمایید. مدت زمان ایده آل برای فهرست بندی کارها 1 الی 2 ساعت می باشد.

مرحله دوم فهرست بندی کارها:

در این مرحله شما باید کارهای فهرست بندی شده را از نظر اهمیتشان درجه­بندی کنید. کارهای بسیار مهم را درجه 1 و به کارهای با اهمیت کمتر را به ترتیب درجه 2 و درجه 3 بدهید.

اگر در بین کارهایی که در دسته درجه 1 قرار گرفتند کارهایی زیادی قرار دارد که موجب سردرگمی و بی نظمی شما می شود بطوریکه نمیدانید کدام را زودتر انجام دهید بهتر است در فهرست­بندی خود، همه کارهایی که از  اولویت بالا برخوردارند را دوباره بر اساس اولویتشان درجه بندی کنید.

فهرست بندی انجام کارها

استفاده از فهرست بندی انجام کارها

 

در هنگام شروع کار براساس فهرستی که تهیه کردید عمل کنید، در ابتدا کارهایی که اولویتشان بالاتر قرار دارد را انجام دهید سپس به دنبال انجام دادن کارهایی باشید که در اولویت های دوم و سوم قرا دارند. بعد از اتمام هر کار کنار آن تیک بزنید یا روی آن خط بکشید. موقعیت شما تعیین می­کند که چه کارهای را در فهرست قرار دهید و چگونه آن ها را انجام بدهید. برای مثال اگر در موقعیت فروش قرار دارید باید فهرستتان نسبتا کوتاه مدت باشد و هدفتان از تهیه این فهرست این باشد که هر روز تمام کارهایی را که فهرست شده را انجام بدهید و آنها را کامل کنید تا از این طریق انگیره تان برای انجام کارها افزایش یابد.

اما اگر کارتان بسیار گسترده است و در انجام آن افراد زیادی دخیل هستند، بهتر است فهرست بندی  بلند مدت تهیه کنید و هر روز تعدادی از کارهای فهرست شده را انجام دهید.

خیلی از افراد در ده دقیقه آخر روز کاریشان را به فهرست بندی کارهای روز بعد اختصاص می دهند.

نکته:  حتما بین فوریت و اهمیت کار در زمان اولویت بندی کارها تمایز قائل شوید. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، مقاله اصل اهمیت – فوریت آیزونهاور را مطالعه کنید.

استفاده از نرم افزار جهت فهرست بندی کارها

 

اگرچه تهیه فهرست بندی امور با روش نوشتن روی کاغذ روش آسانی برای شروع اینکار می باشد، اما امروزه با توجه به گسترش نرم افزار­ها، استفاده از نرم افزار جهت فهرست بندی می­تواند راه موثرتری باشد. با وارد کردن فهرست انجام کارها در نرم افزار، نرم افزار کارهایی که به زودی مهلت انجام آن رو به اتمام است را به شما یاد آوری می­کند. نرم افزار را می توانید با تلفن همرا یا ایمیل خود هماهنگ کنید و حتی اگر در حال انجام کار گروهی هستید اطلاعات نرم افزاری را با اعضای دیگر گروه نیز به اشتراک بگذارید.

نرم افزار های مدیریت زمان زیادی در بازار وجود دارد. برای شروع در یک سطح ساده می توانید از نرم افزار ورد و اکسل برای مدیریت زمان فهرست کارهای خود استفاده کنید. وجود فهرست کار در سرویس های ایمیل از قبیل Gmail و برخی نسخه های MS Outlook  جزئی از ویژگی‌های استاندارد این برنامه‌ها هستند. ابزار آنلاین دیگری که برای مدیریت زمان می توانید آنرا با تلفن همراه هوشمند یا اکانت ایمیل خود یکپارچه کنید و برای فهرست بندی کارها مورد استفاده قرار دهید Remember the Milk ، Toodledo  وTodoist  می باشند.

یکی از مزیت های این نرم افزارها قابلیت به روز کردن فهرست بندی امور یا به عبارتی ایجاد تغییر در اولویت بندی کارها می باشد. بعنوان مثال بجای تیک زدن یا خط کشیدن روی کارها، نرم افزار به شما این امکان را می دهد که براحتی کارها را جابجا کنید و اولویت بندی آن ها را تغییر دهید.

نکته: افراد مختلف داری طرز فکر، نحوه برنامه ریزی و شیوه کار متفاوت با یکدیگر هستند. شاید برنامه ای برای همکار شما مناسب باشد و خوب جواب دهد اما برای شما نامناسب باشد. این امر بدلیل تفاوت در طرز فکر افراد رخ می دهد. به همین دلیل توصیه می­شود قبل از انتخاب یک سیستم مشخص، در مورد آن تحقیق کنید و سپس روش‌های مختلف ایجاد یک فهرست بندی مناسب را بیازمایید.

مثالهای جهت نحوه فهرست بندی امور

 

 فهرست بندی کارهای مختلف به شما کمک می­کند کارهای مهم را در اولویت انجام و تصمیم­گیری قرار دهید. برای مثال اگر شما بعنوان یک سرپرست مشغول کار بر روی یک پروژه هستید. در این حالت ساختار فهرست بندی کارها را بر اساس کارهای تک تک اعضای گروه تنظیم کنید، به این معنی که  علاوه بر نوشتن فهرست کار برای خودتان، لازم است فهرست کار اعضای گروه را نیز بنویسید. همچنین علاوه بر بررسی کارهای انجام شده مربوط به خودتان، فهرست انجام کارهای اعضای گروه را نیز بررسی کنید تا ببیند اعضا در چه مرحله ای از کار خود هستند و مهلت انجام کارشان تا چه زمانیست.

نوشتن نظر

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *